Yemek Kartı Sisteminin Stratejik Katkısı

Yemek kartı, çalışanların öğle yemeği harcamalarını belirli bir günlük limit içinde karşılamaya yarayan elektronik ödeme aracıdır. 4857 sayılı İş Kanunu ile doğrudan “zorunlu” tutulmasa da Türkiye’de orta-büyük ölçekli şirketlerin çoğu, vergi avantajı ve işveren markası prestiji nedeniyle bu yan hakkı standart hâle getirmiştir. Dengeli bir yemek kartı politikası:

• Vergi tasarrufu sağlar. Yemek bedeli, belirlenmiş günlük istisna tutarını aşmadığı sürece Gelir Vergisi ve damga vergisinden muaftır.

• Personel bağlılığını yükseltir. Çalışanların nakit akışına doğrudan katkı, yıllık devir oranını ortalama 3–5 puan aşağı çeker.

• Finansal izlenebilirlik sunar. Kart bakiyeleri dijital olarak raporlandığından, gider kontrolü ve bütçe öngörüsü kolaylaşır.

• Nakit operasyonu riskini azaltır. Elden para vermenin getirdiği usulsüzlük riskleri ve bordro karmaşası ortadan kalkar.

  
  

2025 Vergi İstisnası Parametreleri

Gelir Vergisi Kanunu uyarınca “günlük yemek bedeli istisnası” her yıl Resmî Gazete’de ilan edilir. 1 Ocak 2025 itibarıyla istisna tutarı 240 TL (KDV hariç) olup KDV dahil azami vergisiz ödeme 264 TL’dir.
Karşılaştırma için: 2024 limitinin KDV dâhil 187 TL olduğu dikkate alındığında, yıllık artış oranı %41’in üzerindedir.

İstisnadan yararlanabilmek için:

1. Ödeme yemek kartı/kuponu veya anlaşmalı restoran hizmeti şeklinde yapılmalı; nakit ödemede avantaj ortadan kalkar.

2. Ödeme yalnızca fiilî çalışılan günler için sağlanmalıdır.

3. Aşılan tutar, bordroda brüt ücrete eklenerek Gelir Vergisi, SGK primi ve damga vergisine tabi tutulur.

4. KDV’siz 240 TL limiti aşan kısımda, sadece aşan miktar vergilendirilir; 240 TL’ye düşen KDV indirilebilir.

Hızlı maliyet hesabı (tek çalışan – 22 iş günü)

22 gün × 264 TL = 5 808 TL brüt yemek maliyeti
Vergi ve prim muafiyeti sayesinde şirket net maliyetini 5 808 TL ile sınırlar; nakit ödemede aynı tutar için ilave ≈ 2 100 TL vergi/prim oluşur.

Faturalandırma ve Muhasebe Adımları

Fatura Düzenleme

• Hizmet tanımı: “Yemek kartı yüklemesi (Ocak 2025)” gibi açık, denetime elverişli ifade kullanılmalı.

• Belge bütünlüğü: Fatura tarihi, numarası, KDV oranı, tutar ve her bir yüklemenin dökümü yer almalı.

• Dönemsellik: Kart yüklemeleri aylık bazda yapılıyorsa fatura da aynı dönemi kapsamalı; yıl sonu toplu faturalardan kaçınılmalı.

Muhasebeleştirme

Yemek kartı harcamaları, genel giderler grubunda yer alan “Personel Sosyal Yardım Giderleri” alt hesabına kaydedilmelidir. Uygulamada, 770 Genel Yönetim veya 760 Pazarlama, Satış ve Dağıtım gider gruplarından biri seçilir; çoğu şirket personel avantajlarını 770.01 Personel Sosyal Yardım Giderleri hesabında toplar.

• İlk aşamada, yemek kartı hizmet sağlayıcısından gelen faturanın toplam tutarı bu gider hesabına borç (artış) kaydedilir.

• Eş zamanlı olarak, satıcıya olan borç 320 Satıcılar hesabına alacak (artış) yazılır.

• Ay sonunda, kart yüklemeleri çalışan bazında bordrolanırken günlük istisna limitini aşan miktar varsa, aşan kısım brüt ücrete eklenir ve ilgili vergi-prim hesaplamaları bordro tarafından otomatik yapılır.

• Ödeme yapıldığında, 320 Satıcılar hesabındaki bakiye, banka hesabı veya kasa hesabı üzerinden kapatılır.

Bu yöntem, giderlerin doğru sınıflandırılmasını, vergi avantajının muhasebede izlenmesini ve satıcı borcunun şeffaf biçimde takip edilmesini sağlar.

Ek Belgeler

• Çalışan bazlı kart dağıtım listeleri

• Banka/kart ekstresi (günlük veya aylık)

• Yemek kartı sözleşmesi ve şirket içi yan hak yönergesi

• Bordro kesintileri (limit aşımı varsa)

Belgeler dijital arşiv sisteminde saklanmalı; Gelir İdaresi’nin e-Belgeler için öngördüğü beş yıllık saklama süresine uyulmalıdır.

Denetim ve Belgeler

Vergi incelemesinde müfettişlerin odaklandığı üç kritik dosya:

1. Fiilî çalışma kontrolü: SGK hizmet cetveli ile kart harcama günlerinin eşleşmesi.

2. Limit aşımı hesaplaması: Aşan kısımların bordroya eklenip eklenmediği.

3. KDV indirimi doğruluğu: 240 TL’ye düşen KDV’nin indirim konusu yapılıp yapılmadığı.

İyi uygulama olarak, insan kaynakları departmanı bordro öncesi ay kapanış raporu oluşturarak limit aşan tutarları listelenmeli; muhasebe bu listeyi bordroya entegre etmelidir.

Sık Yapılan Hatalar ve Önleyici Önlemler

• Fatura açıklamasının eksik veya belirsiz bırakılması
  Sonuç: Vergi incelemesinde iade veya düzeltme faturası talep edilebilir.
  Önleyici adım: “Yemek kartı yüklemesi – Ocak 2025” gibi tarih ve hizmet kodu net şekilde yazılmış standart bir fatura şablonu kullanın.

• Günlük istisna limitinin aşılmasına rağmen bordroya yansıtılmaması
  Sonuç: Aşan tutar için gelir vergisi, damga vergisi ve SGK primleri doğar; vergi aslına ek %50 ceza riski vardır.
  Önleyici adım: ERP veya bordro yazılımına limit kontrolü kuralı tanımlayın; aşım gerçekleşirse sistem otomatik uyarı verip tutarı brüt ücrete eklesin.

• Yemek ödemesini nakit avans olarak dağıtmak
  Sonuç: Yemek bedeli istisnası tamamen kaybolur; tüm tutar vergiye ve prime tabi olur.
  Önleyici adım: Ödemeleri mutlaka yemek kartı, kupon ya da anlaşmalı restoran hizmeti şeklinde yapın; nakit veya banka havalesinden kaçının.

• Ekstre-SGK fiilî çalışma günlerinin uyuşmaması
  Sonuç: Muhtasar-SGK birleşik denetiminde “fiilî çalışma” şartı ihlal edilmiş sayılır.
  Önleyici adım: İK departmanı ay kapanışında devamsızlık ve izin günlerini listeleyip muhasebeye bildirerek kart yüklemelerini fiilî çalışma günleriyle eşleştirsin.

• Kart yükleme faturalarının dönemsel değil toplu düzenlenmesi
  Sonuç: Dönemsellik ilkesine aykırılık nedeniyle gider reddi ve gecikme faizi riski doğar.
  Önleyici adım: Her takvim ayında yapılan yüklemeler için aynı ay içinde, tutar ayrıntılarını gösteren ayrı fatura kesin; yıl sonu “toplu fatura” uygulamasından kaçının.

Dijital Dönüşüm ve Gelecek Perspektifi

• Mobil cüzdan entegrasyonu: 2024 sonunda yemek kartı ödemelerinin %28’i QR veya NFC ile yapıldı; sektör raporları 2026’da payın %45’i geçeceğini öngörüyor.

• Anlık bakiye kaydı (ISO 20022): Banka-kart operatör entegrasyonları, faturalandırma verisini ERP’ye gerçek zamanlı aktararak manuel fiş girişi ihtiyacını ortadan kaldıracak.

• Blockchain tabanlı denetim izi: Büyük kuruluşlar, kart yüklemelerini akıllı sözleşme ile kilitleyerek aşım otomasyonunu test etmeye başladı.

• Çok-kategorili yan hak cüzdanları: Yemek, ulaşım ve hediye bakiyesini tek cüzdanda toplayan “esnek yan hak” uygulamaları, bordroda ayrı kalem zorunluluğunu kaldırırken çalışan tercih puanını artırıyor.

Özetle, 2025’te günlük 240 TL (KDV hariç) sınırını temel alarak yapılandırılan yemek kartı programları, gelir vergisi ve SGK priminde kayda değer tasarruf yaratırken çalışan deneyimini de güçlendirir. İşletmelerin mükellefiyetlerini eksiksiz yerine getirmesi için:

1. Güncel limitleri izlemek,

2. Faturaları ay bazında doğru kodlarla kesmek,

3. Limit aşımını bordroya otomatik yansıtmak,

4. Belgeleri dijital ortamda beş yıl saklamak

olmazsa olmaz dört adımdır. Bu kurgu, vergi denetimlerini sorunsuz geçirmenizi ve yemek kartı avantajından tam kapasite yararlanmanızı sağlar.